La importancia del Onboarding en la empresa para fidelizar el talento

Cuando trasplantamos una planta a un nuevo jardín, pese a que pueda parecer un proceso sin muchas complicaciones, si no se hace correctamente, es probable que no crezca fuerte y no sobreviva. Sus raíces necesitan tiempo para acomodarse al suelo, al clima, y a las otras plantas que ya están allí. En otras palabras: adaptarse. El onboarding en una empresa es exactamente ese proceso de adaptación, donde un nuevo empleado necesita las herramientas, el apoyo y la orientación adecuada para echar raíces en su nuevo entorno.

En este artículo, te contamos por qué el onboarding es clave para no solo ayudar a tus nuevos empleados a adaptarse, sino para fidelizar el talento a largo plazo, fortaleciendo así el futuro de tu organización.

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¿Qué es el onboarding en una empresa?

El onboarding en una empresa es el proceso que permite a los nuevos empleados integrarse de manera efectiva a su nuevo entorno de trabajo. Este proceso va mucho más allá de simplemente presentar a un nuevo miembro del equipo; su objetivo principal es que los nuevos empleados se sientan cómodos, comprendan sus responsabilidades y comiencen a ser productivos lo antes posible.

Un buen ejemplo de esto es como cuando una persona se une a una banda musical por primera vez: no basta con entregarles un instrumento, sino que deben conocer el ritmo del grupo, entender el estilo musical y encontrar su lugar en la armonía colectiva.

Beneficios de un onboarding efectivo

Mejora en la retención de empleados

Cuando los nuevos miembros del equipo se sienten apoyados y tienen claro su rol desde el primer día, es más probable que se queden en la empresa. Un estudio de la Society for Human Resource Management (SHRM) encontró que los empleados que pasan por un proceso de onboarding estructurado tienen un 69% más de probabilidades de seguir en la compañía durante los primeros tres años​.

Aumento de la productividad

Un buen proceso de onboarding también ayuda a que los empleados alcancen su máxima productividad más rápido. Al proporcionar las herramientas necesarias y un entendimiento claro de sus responsabilidades, los empleados pueden empezar a contribuir de manera significativa en menos tiempo. Según estudios, un onboarding bien ejecutado puede aumentar hasta en un 77% las posibilidades de que los nuevos empleados alcancen sus objetivos en su primera evaluación de rendimiento​.

Fortalecimiento de la cultura empresarial

Finalmente, el onboarding efectivo juega un papel crucial en el fortalecimiento de la cultura empresarial. A través de la integración social y la comprensión de los valores de la empresa, los nuevos empleados se alinean más rápidamente con la visión y los objetivos corporativos.

Fases del proceso de onboarding

Pre-onboarding

El pre-onboarding comienza desde el momento en que un candidato acepta una oferta laboral, antes incluso de su primer día. En esta fase, se preparan los aspectos administrativos y se establece la primera toma de contacto con la cultura de la empresa. Por ejemplo, se puede enviar un correo de bienvenida con información sobre la organización, instrucciones sobre su primer día y la activación de cuentas de correo o software interno. Esto reduce la ansiedad y permite que los nuevos empleados lleguen más preparados y confiados a su primer día.

Bienvenida y presentación

El primer día es crucial para causar una buena impresión. Más allá de los trámites administrativos, se trata de presentar al nuevo empleado al equipo, darle un recorrido por las instalaciones (si es en persona) y sumergirlo en la misión, valores y cultura de la empresa. Algunas organizaciones incluso asignan un “buddy” o mentor, para que la nueva incorporación se sienta respaldada y pueda resolver dudas rápidamente.

Formación y adaptación

Una vez que el empleado se ha familiarizado con su entorno, es momento de proporcionar la formación específica para su rol. Esta fase incluye tanto la formación técnica, como la comprensión de los procesos y herramientas necesarias para realizar su trabajo. También es fundamental que se sigan facilitando oportunidades para conocer a otros equipos y fortalecer las relaciones sociales dentro de la organización​.

Seguimiento y evaluación

El onboarding no termina tras la primera semana. Es vital realizar un seguimiento continuo durante los primeros meses para evaluar el progreso del empleado y asegurarse de que está alcanzando sus objetivos. Reuniones periódicas, tanto con el supervisor directo como con el equipo de recursos humanos, ayudan a mantener el feedback abierto y a ajustar cualquier aspecto del proceso si es necesario​.

Herramientas y recursos para el onboarding

Software especializado en onboarding

Hoy en día, muchas empresas optan por software de onboarding para automatizar tareas y crear un flujo de trabajo eficiente. Herramientas como BambooHR y Connecteam no solo permiten completar la documentación necesaria, sino que también ofrecen funcionalidades como seguimiento del progreso y la posibilidad de personalizar el proceso para cada empleado.

Manuales y guías para nuevos empleados

Un recurso imprescindible durante el onboarding son los manuales de empleados. Estos documentos recogen toda la información clave que un nuevo integrante necesita, como políticas internas, valores de la empresa y procedimientos básicos. Algunos softwares, como Greenhouse, permiten automatizar la creación y distribución de estos manuales, asegurando que estén actualizados y accesibles de manera digital, lo que facilita una referencia constante​.

Plataformas de e-learning y formación continua

El onboarding no se limita a la primera semana; las plataformas de e-learning permiten ofrecer formación continua adaptada a cada puesto de trabajo. Herramientas como TalentLMS e iSpring Learn son excelentes para desarrollar cursos específicos, realizar evaluaciones interactivas y ofrecer feedback en tiempo real.

El proceso de onboarding no recae en una sola persona. Generalmente, Recursos Humanos lidera la coordinación, asegurando que el nuevo empleado complete las formalidades y reciba las herramientas necesarias para su integración. Sin embargo, los managers directos son clave para guiar en las tareas específicas y proporcionar apoyo continuo, mientras que los mentores o buddies actúan como un puente para facilitar la adaptación cultural y social dentro de la empresa. Este enfoque colaborativo es crucial para que el nuevo empleado se sienta acompañado desde el primer día.